営業マネジメント

営業日報の正しい書き方

仕事柄、営業日報や営業週報を書いている会社によくお邪魔します。
こと中小企業においては

紙やメール(やExcel)でその日の営業活動を報告させ、共有している

といった情報共有体制を敷いている会社はまだまだ多くいらっしゃいます。

営業日報はどんなフォーマットでどのように書けば、営業パーソン自身や営業マネージャー、さらには(中小企業の)社長にとって有効なのかを今日は経験則から書いていきます。

営業日報の目的

まず結論のような話ですが、営業日報の目的、いや、価値について考えてみます。

営業日報には2つの目的があると思っていて

営業パーソンしか知り得ない顧客情報を会社の営業資産にすること
次の営業活動に対する作戦会議のための素材

この2つです。

しかし、多くの会社が営業日報の運用を間違えています。
営業日報を役に立たないものにしてしまっている最たる要因は・・・

営業パーソンの行動を徹底的に管理するためのツール

として活用、いや悪用しているという点です。

まずは行動管理が害悪である理由から書いてみます。

営業日報で行動管理しても意味なし

営業活動とは少し前まで(あくまで僕の個人的な解釈ですが)「社外で顧客に対して提案・販売活動」と定義されていました。

会社を一歩出ると営業パーソンがどんな活動、具体的には何件訪問して、どのような商談を行っているかは全く把握することは出来ませんでした。

もっと性悪説的に言ってしまえば、外出して
・喫茶店でスポーツ新聞片手にコーヒーを飲んでいる
・ゲームセンターやパチンコ屋で遊んでいる
・公園などでスマホゲームに明け暮れている
このようにどこかでサボっていても分からないのです。

サボりを監視するために、日本企業の営業部門には営業日報や週報で行動量を管理する習慣が根付き、今もなおその悪習が残っているというのが現状です。

こんなことを書いている大川は一切サボらない模範営業パーソンかというと、全然そんなことありません。

ぶっちゃけ喫茶店で休憩することは今もあるし、飲み会があった翌日にはありもしない直行の予定を入れていたこと(そして午前中は体調を整えていた(汗))もあります。

けれども一度も日報など報告書に
「今日は喫茶店で2回ほど休憩しました」とか
「二日酔いだったので、午前中は爆睡していた上、結局1日頭が冴えることはありませんでした」
といった内容を書いたことはありません。

そうなんです、サボりを監視するために日報を書かせてもサボった事実を書く営業パーソンなんて(きっと)いないのです。

ということは、サボり監視を目的とした日報や週報には何の意味もないことになります。

営業日報を双方にとって意味のあるものにする

営業日報は百害あって一利なしのような論調でここまで書いてきました。
が、営業マネージャーや経営者が営業パーソンの行動や活動内容を監視したいという理由を理解できなくはありません。

一方で営業パーソン側が日報を不要と考える理由は上述した通りです。

では、どうするべきなのか!?というと

日報を書くことで営業パーソン側に営業マネージャーや経営者以上のメリットをもたらせば良い

これが僕の結論です。

営業パーソンにとってのメリットとは何と言っても営業成果に繋がることです。

営業成果を上げるためにやるべきことは様々ありますが、日報のついででできることとなると(細かい論理は省略して)
・中小企業でいえば手持ち案件数が増えること
・案件受注率が高まること
この2点が挙げられます。

日報を顧客情報収集ツール化する

僕はこれまでに数多くの営業日報を見てきましたが、その大半が

自分(営業パーソン)がやったこと

のみが書かれているものでした。

たとえば

2020/3/1 株式会社エービーシーに訪問
田中課長とファイルサーバーの件で商談。見積を提出。

こんな感じの日報内容が圧倒的に多いのです。

「で、相手の反応はどうだったの!?」

この日報を読んだ人の大半はこのように思うはずです。

やったことのみを書いていると

・日報を読んだマネージャーや社長が何のコメントも出来ない
・上司から何のレスポンスもないので営業パーソンとしても
「書いている意味なくない?」と感じる
・どんどん手抜き日報になる
・形骸化していって無駄に時間だけが取られるムダ業務になる

このような悪循環に陥ります。

ではどうすればいいのかというと、難しいことは何もなく

やったこと
それによって得られた顧客の個別事情や提案に対するリアクション内容
次回のアプローチプラン

以上3点を書けば良いだけです。

もし日報が形骸化している場合、具体的には下記のような内容で書くことから取り組んでみましょう。

たとえば2件目のツクダ製作の例ならば、商談進展時に社長プレゼンが必要な会社だといった個別事情を記載していくことで会社の営業資産として蓄積されていくことになります。

将来的に担当変更があった時、この情報があることで商談アプローチ方法を考える際に活用できます。

個別事情をより有効活用するためには、顧客各社の個別事情をまとめた営業履歴ファイル(仮称)をExcelで構わないので作っておくべきです。

上図のように日報からコピペでその顧客の営業履歴ファイルの最上段に挿入していくだけです。

僕が以前にサポートさせていただいた企業では
・営業担当者がExcelで日報をメールで上司(Ccで営業事務)に提出
・上司は翌日中にExcel上でコメントを入力、紙に出力し、営業担当者に返却
・営業事務員は日報から営業履歴ファイルにコピペで転記
この一連の流れで日々のコミュニケーションおよび営業履歴ファイルを作成するようにしていました。

さて、ここからが手持ち案件数増加のポイントなのですが、営業履歴ファイルで取引先の個別事情を蓄積していくことはもちろんのこと、展示会などイベントで名刺交換した企業においてもファイルを作成することが重要です。

新たに出会った顧客企業に営業アプローチを行っても大半は即取引に繋がりません。
が、アプローチした際に個別事情を引き出せるはずです。
「ウチは●●を使っているから」
「最近■■を契約したばかりだから」
「興味はあるけど今すぐどうこうはないかな」
といった具合に断られた際に、営業パーソンであるならばもう1歩踏み込み、個別事情を引き出しているはずです。

その内容を日報に書いておき、営業履歴ファイルに残しておくのです。

すると1、2年経った時、貴重な営業ターゲットリストとして活用できます。
「以前は~~ということでしたが、最近は如何ですか?」
自社の新たなサービスや製品を過去の個別事情に合わせて提案することでアポはもちろん、案件に繋がる可能性は高くなるはずです。

このように営業日報を工夫して書くこと、そして営業日報から顧客別の営業履歴ファイルを作成しておくこと将来的な手持ち案件数増加を望めるようになります。

日報でアプローチ精度を高める

そして次に、営業日報で案件受注率を高めるという点。
これは日報の中で次回のアプローチプランを書くことで望めます。

日報に限らず、営業マネージャーが営業担当者にアドバイスするべきは
ダメだった(過去の)営業活動 ではなく
未来、つまり次回以降の営業活動 です。

よって下図のように次のアプローチプランを書くことが営業パーソンにとっても、営業マネージャーにとっても大切なのです。

図の赤枠箇所のように
「この商談に対して次の面談に向けてどんな準備をするのか」
「次の約束を取り付けることが出来ていない場合、どのようなアプローチをするのか」
といった営業パーソンが頭の中で考えていることを(全部とは言いませんが)日報上に書いてもらうのです。

そうすると日報へのコメントや会議、ミーティングの際に
「あの案件について○○を提出すると書いていたけど、■■も提出した方がいいのでは?」
「総務課長に部長同席をしてもらうために私が同行しようか?」
といった次のアプローチに対する建設的なアドバイスを行うことが可能となります。

案件1件1件の次のアプローチプランに対して、上司、いや理想は営業全メンバーの営業ノウハウや経験を注いでいくことで案件受注率は少なからず上がるはずです。

営業日報をSFAに置き換えると超便利

ここからは営業日報をExcelやメールで書いている企業向けの手段の話です。
(当社がSFA/CRMメーカーなのでセールストークに聞こえるかもしれませんが)

SFA(Sales Force Automationの略称)というITツールがありまして、たいていのSFAで営業日報を入力・共有する機能があります。

今、Excelやメールで営業日報や週報を書いているならば、SFAで同じように日報を書くだけで今日ご紹介した
営業パーソンしか知り得ない顧客情報を会社の営業資産にすること
次の営業活動に対する作戦会議のための素材
をすぐに実践することが可能です。

更に様々な副次的効果を望めます。

報告書は取り組み方1つで営業成果アップに繋げることができるのです。
もし皆さんの会社の日報や週報など営業活動に関する報告書が形骸化している場合、今日ご紹介したように報告書の書き方を少し変えるだけで驚くべきほどの効果を得られるかもしれませんよ!

ABOUT ME
大川 直哉
大川 直哉
株式会社エクレアラボ 営業担当 営業支援システム(SFA)メーカーを2社経て、エクレアラボの創業に参画。10年以上のSFA提案や導入の中で1000社以上の営業現場に関与。 得意ジャンルは1000社の営業現場で見てきた営業手法やマーケティングの失敗談。 「失敗の仕方をレクチャーしたら、クライアントはその方法だけは絶対にやらないようになるから少しは成功確率が上がる」と考えている。 小さい頃は父親の経営していた会社に入ろうと考えていたが、自身が大学生の時、親の会社が倒産し、世の中は決してぬるくなく、思い通りにいかないことを痛感。それにもかかわらず未だに甘ったれでボンボン気質が抜けないというのが周囲の評価。 趣味はJリーグ観戦。