新規顧客にアプローチするためのセミナーの準備とは

セミナー開催までに準備すること

先日、久しぶりに自社主催でセミナーを開催しました。

IT導入補助金の公募が本日からスタートするので、それにあわせて・・・
「IT導入補助金を使って業務改善のITツールを入れたい」
「営業支援システムってよく耳にするけど、どれほど営業にプラスになるのか」
「売上アップのために営業改革を試行錯誤中、何か妙手はないか」
これらのニーズ・悩みを満たすことを意図したセミナーでした。

で、今日はセミナーの内容ではなく、開催までの段取りを紹介します。

段取りは大きく・・・・

1.セミナーコンテンツと日時の決定
2.集客プランの決定、販促ツールの制作
3.コンテンツの制作
4.アンケートの制作
5.セミナー翌日以降のアプローチ手順
6.前日のリマインドメール

この6つの段階がありますので、今日はそれを1つずつ紹介してまいります。

1.新規顧客にアプローチ可能なセミナーコンテンツと日時を決める

新規顧客にとって魅力的なセミナーコンテンツを決めることが、セミナー段取りにおいて最も難しいと言えるでしょう。

コンテンツ作成についてはメルマガでいつか書きたいと思っています。
大切なことなので2つだけ今、触れておきます。
まずターゲットとする新規顧客像を明確にしておきましょう。そして、コンテンツの骨子はこの時点で決まってなければダメです。骨子はセミナーレジュメの目次が書けるくらいにまとまっていればOKでしょう。

次に日時ですが、これはコンテンツが決まってから1ヶ月半(90日)後くらいに設定し、会場を探しています。

2.新規顧客を集客するプロモーション手法を決め、販促ツールを制作する

セミナーの大まかな内容と日時が決定しました。ほぼこれと同時にプロモーション手法を決めます。

リスティング広告、SNS広告、メルマガ広告、郵送DM、FAXDM、WEB記事広告等、パッと思いつくだけでもこれだけある販促手法の中から選ばなければなりません。

ターゲット顧客像と照らし合わせて最適な手法を選びましょう。

PR手法が決まったら次は販促ツールです。
営業マンが見込客に配るチラシ、ド新規顧客を呼び込むためのランディングページは現代の集客で最低限必要なツールと言えます。
※そういえば、パートナー企業のセミナーで「無料ツールでランディングページを一緒に作ろうセミナー」を開催することになりました。ご興味ある方はご返信ください。

ちなみに今回はド新規顧客の呼び込みに苦労しました・・・。
私はBtoBビジネスにおいて(費用対効果の面で)FAXDM無敵説を唱えていたのですが、以前ほどのお申込みはいただけませんでした。

3.参加者を購買行動に引き込むコンテンツの作成

さあ、販促活動も走り始めたので後は当日の準備です。
最も大切と言えるセミナーコンテンツを作成します。
※ちなみにコンテンツは事前に作成できることに越したことはありません。

コンテンツ作成については長くなるので、ポイントだけ。

「伝え過ぎない」
「言いたいことより聞きたいこと優先」

この2点を念頭に置いて作りましょう。

1つヒントを挙げるならば、自社でセミナーから顧客を獲得したいのであれば、他社のセミナーに参加しましょう。なぜなら世の中のセミナーのほとんどが顧客を獲得しようという狙いの中、開かれています。

つまり皆さんが参加して「買いたい!」となったら、上手なセミナーなのです。
逆に「購買意欲が一切わかなかった」のであれば下手くそなセミナーです。

他社のセミナーで良いところ、悪いところを意識すれば、反面教師となって、自社のセミナーやイベントを改善していける、というわけです。

よって「このセミナー、つまらなかったなーーー」というボンヤリした感想で終わらせるのではなく、なぜつまらなかったのか、どこを改善すれば購買意欲が湧いたか、という視点でセミナーを捉えましょう。すると、どんなセミナーでも面白くなってきて、セミナーを受講してハズレ感を感じることがなくなります^^;

4.商談に繋げるアンケートを制作

セミナーのアンケートは非常に重要です。
セミナー受講直後は参加者、つまり見込客が最も自社のサービスや商品に興味を持っている状態です。

けれども世の中のセミナーでは、セミナー中にアポを打診する行為をしていることが稀です。

よくあるのが、セミナー翌日に営業マンが電話して、御礼と併せてアポを打診しているアプローチです。
しかしセミナー翌日では参加者のテンションも下がっていて、「とりあえず、一度検討してからこちらから連絡しまーす」的な返答が多くなってしまいます。

そこでアンケートでアポを取るのです。

たとえばアンケートがこれまで片面であったのであれば、裏面にセミナー前後1ヶ月のカレンダーを作成し、そこに営業担当者の空きスケジュールを記載しておきます。
そして、カレンダーの下に「第一候補日」「第二候補日」と参加者が希望面談日時を記入できるスペースを作ります。

さらにさらに「個別面談にお申込みの方には、●●という特典をプレゼント!」と記載しておけば、面談日時の記入率は格段に上がるはずです。

このように鉄(参加者)は熱いうちに叩いておくシカケをアンケートに作るのです。

5.見込度が低い参加者にはメール営業で育成

セミナーを開催する前にセミナーの翌日以降のアプローチ手順も決めておきましょう。

見込度が高い参加者へのアプローチはアンケートで個別商談に繋げることについては前述しましたが、見込度が低い参加者に対してはどうするか。

メールで自動営業を仕掛けます。

いわゆるステップメールってやつですね。

見込度が低いことを前提に複数回にわたるメールを仕込みましょう。
たとえば、

『「ウチには御社の商品(サービス)は必要ない」と言っていたお客様が気づけば弊社の大ファンになっていた』

という風に事例をストーリー調でまとめて「次回に続く」で数回にわたってアプローチして、「私と一緒でセミナーに参加しても魅力を感じなかった人でもここまでメリットを享受できたのか」という共感を作ることはメールだからこそ可能な営業活動です。

このように見込度が低い顧客には営業マンという人の手数を掛けずに効率的な営業アプローチを事前に検討しておきましょう。

6.前日のリマインドメールで期待をコントロール

そしてセミナー段取りのラストです。

セミナー前日には翌日のセミナー開催の最終案内を送りましょう。
ここで大切なことは「明日、お申込みいただいていたセミナーの開催日です」的な業務連絡だけではダメ(というか物足りない)という点です。

明日のセミナーに来ないことは貴方にとって大きな機会損失である

という意味を込めたメッセージを添えることで、ドタキャン率を下げることが出来ます。

さらに、

最初の15分にセミナーの核となる話をする

といった含みを込めれば遅刻率まである程度コントロールできます。

以上がセミナー準備の6ステップです。如何でしたでしょうか?

イベント開催となると、イベント本体、セミナーで言えばセミナーコンテンツのみに注力される企業が多く見られますが、コンテンツと同じくらい前後の段取りが重要なのです。

これを機に改めて皆さんご自身のイベントを見直していただけたら嬉しいなーと思ってます^^;

ABOUTこの記事をかいた人

大川 直哉

株式会社エクレアラボ CMO 営業支援システム(SFA)メーカーを2社経て、エクレアラボの創業に参画。 得意ジャンルは営業やマーケティングの失敗談。 本人曰く「失敗の仕方をレクチャーしたら、クライアントはその方法だけは絶対にやらないようになるから少しは成功確率が上がるでしょ?」とのこと。 趣味はJリーグ観戦。